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Paper Less

Adaptar la plataforma de gestión de documentos para gestionar la entrega, revisión y aprobación de los informes y productos asociados a los proyectos de la Agencia.
¿Qué problema resuelve su idea?
Actualmente tenemos un volumen no menor de informes almacenados tanto al interior de la Agencia como en servicio de bodegaje, por lo cual, se propone una idea para disminuir la cantidad de papel físico que almacenamos, reduciendo gastos asociados a bodegaje, traslado y confección de documentos. Además la plataforma también solucionará el problema de trazabilidad de entrega de los documentos y resguardo de la información. Sumado a lo anterior, con la implementación de dicha plataforma, la Agencia desarrollará proyectos más eficientes desde la logística, mediante la reducción de las emisiones de CO2 asociadas a los insumos necesarios para la impresión de los documentos y traslados de informes.
Nombre del representante de la idea
Vanessa Duarte
¿Cuál es el componente innovador de su idea?
La propuesta pretende innovar en la manera de realizar el seguimiento y control de los proyectos asociados a la entrega, revisión y aprobación de productos.
Correo electrónico de contacto del equipo
vduarte@acee.cl
¿Cómo se relaciona su idea con el desafío de mejorar la calidad de los programas y proyectos ejecutados por la Agencia?
Mediante la adaptación de la plataforma, logramos disminuir los costos administrativos de los proyectos realizados por la Agencia, además de viabilizar la participación de empresas en regiones que visualizan como barrera la entrega de productos en Santiago. Sumado a lo anterior, la plataforma permitirá gestionar de manera más eficiente los plazos, a través del envío de alertas a los involucrados. En complemento, todos los documentos entregados en el marco de un proyecto estarán almacenados en el servidor de la Agencia, evitando la pérdida de información. Por último, como Agencia Chilena de Eficiencia Energética, debemos ser ejemplo de ahorro de energía asociado a la ejecución de nuestros proyectos, por lo cual, la idea propuesta contribuye a la imagen de la Agencia en el mercado a través de la implementación de un sistema modelo de gestión de documentos.
¿Hay algún miembro del equipo que desempeñe sus funciones principalmente en una región distinta de la Metropolitana?
NO
¿Cuál es el impacto esperado en relación a mejorar la calidad de los proyectos y programas ejecutados por la Agencia?
La idea permitirá reducir la cantidad de papeles impresos provenientes de informes y actas de aprobación/observación, con lo anterior, disminuimos la necesidad de espacio físico para almacenar documentos, y contribuimos a la reducción de las emisiones de CO2 asociadas a la confección y traslado de los documentos. Adicionalmente, a través de la plataforma será posible realizar el seguimiento y trazabilidad de cada contrato, en lo referido a la entrega de los productos, por lo cual, alivia la carga laboral de las áreas de apoyo, y asegura el resguardo de la información.
¿Cómo se implementaría la idea?
Se debe incorporar módulos que permitan las siguientes funcionalidades: A) Creación de sección asociada a contrato. B) repositorio de archivos asociados a contratos. C) acceso externo. D)generación de alertas. E) Comunicación entre usuarios. F) interface que permita observar y aprobar documentos.
Nombres del equipo que presenta la idea
Vanessa Duarte, Emilio Valdes, Roberto Celis, Luis Bahamondes, Felipe Lagos y Julio Ovalle.
¿Se relaciona la idea con alguno de los objetivos de desarrollo sustentable descritos por la ONU?
SI
¿Con cuáles objetivos de desarrollo sustentable descritos por la ONU se relaciona su idea?
Igualdad de genero,Ciudades y comunidades sostenibles,Producción y consumo responsables,Acción por el clima,justicia e instituciones solidas,Alianzas para lograr los objetivos
¿Cuáles serian los recursos técnicos y económicos necesarios para implementar su idea?
Contratación de una consultora para desarrollar los módulos necesarios para adaptar la plataforma. Manual de usuario. Capacitación interna. Servidor para almacenar la información. Contraparte técnica para validar la implementación de los cambios necesarios.
¿Cuál es el plazo estimado de implementación de su idea?
Mediano plazo (entre 6 y 18 meses)
¿Quienes deberían implementar la idea?
Toda la Agencia, especialmente las áreas técnicas.
¿Cuales son las potenciales debilidades de tu idea?
Que la plataforma no sea bien desarrollada y por ende, no sea utilizada. Que el Ministerio no autorice la entrega de documentos digitales
¿Cuáles son las barreras que se deben superar para una implementación exitosa de la idea?
Las principales barreras son: que los colaboradores sean reticentes al cambio, no haya compromiso y participación de los trabajadores, que la consultora no desarrolle las funcionalidades necesarias para implementar la idea, que el proceso sea más engorroso que el actual, que los contratistas no logren subir la información o que perjudiquen las demás actividades de la Agencia.
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Hola Equipo, ¿existe alguna restricción que nos impida realizar este proyecto? o es solo costumbre que seguimos haciendolo de la manera tradicional? Como compatibilizar la entrega de ciertos productos que el ministerio requiere que sean de una forma determinada (ya que toda la administración publica lo pide así) con esta nueva forma de gestionar los documentos que proponen?
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1 year ago
ver el documento referido en: http://www.latercera.com/politica/noticia/consejo-la-transparencia-envia-documento-nuevas-autoridades-obligaciones-materia-probidad/76373/
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1 year ago
Genial! en diciembre 2017 el consejo para la transparencia remitio a 349 organismos del estado un ofoicio con recomendaciones, entre ellas, la forma de gestionar, respaldar y conservar la infromacion. para ello es fundamental poder seguir la huella del documento: donde nace, donde esta y si es que se destriye, con que criterios se hace. es una excleente idea para modificar practicas y cultura, a partir de los cambios legales e inversiones que ya se han realizado!.
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1 year ago
Me parece que esta idea, responde no solo a las necesidades internas de la Agencia, sino que a las de los clientes/proveedores/consultores/etc que se vinculan con la la misma, y por ende es súper importante considerar su opinión al momento de confeccionar o diseñar la plataforma. También será relevante conversar con las personas que participaron del desarrollo de la plataforma de gestión documental anterior, para ver cual era la visión, cuáles son las dificultades con que se enfrentaron, y plantear una estrategia conociendo estas barreras y dificultades. Quizás vale la pena que revisen esto: https://e-digital.cl/# Podría crearse pensando en su replicabilidad en otras instituciones, y ser vendido como un modelo de gestión documental que permita la eficiencia energética? Creo que es importante, revisar casos de instituciones públicas en Chile, con el mismo problema, que ya han desarrollado o están en vías de desarrollar este tipo de solución.
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1 year ago
Estos módulos se pueden agregar a la plataforma DOCTUM, se pensó en un inicio que se entregara accesos a proveedores de manera que se subieran los informes, a través de la plataforma, pero por presupuesto no se pudo en su oportunidad.
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1 year ago

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DESAFÍO 1 DE INNOVACIÓN ABIERTA ACHEE 2018

¿Cómo mejoramos la calidad de los proyectos y programas en eficiencia energética que ejecuta la Agencia?

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